Prowadzenie własnej działalności wymaga od przedsiębiorców nieustannego rozwoju, pozyskiwania nowych klientów oraz skupienia na celach biznesowych. Właściciele firm i spółek, którym nie starcza czasu lub możliwości na rachunkowość, mogą zdecydować się na współpracę księgową. Co warto wiedzieć przed skorzystaniem z usług biura rachunkowego? Poznaj odpowiedzi na częste pytania dotyczące współpracy księgowej.
Współpraca z biurem rachunkowym – pytania i odpowiedzi
Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
Wybór firmy rachunkowej należy poprzedzić analizą potrzeb swojego przedsiębiorstwa, warto zapoznać się także z referencjami i doświadczeniem danego biura księgowego. Jeżeli poszukujesz wsparcia w konkretnych obszarach, np. chcesz skorzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego lub reprezentacji w urzędach skarbowych, dokładnie zapoznaj się z ofertą usług biura księgowego.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozpoczęcia współpracy księgowej?
Na początku współpracy należy dostarczyć dokumenty rejestracyjne firmy oraz dotychczasową dokumentację finansową i księgową przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe może potrzebować również upoważnień umożliwiających reprezentowanie klienta podczas dopełniania formalności w urzędach i instytucjach.
Jakie usługi są wliczone w zakres współpracy księgowej?
W ramach współpracy księgowej biura rachunkowe mogą oferować m.in.:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- rozliczanie podatków dochodowych i VAT,
- obsługę kadrowo-płacową,
- przygotowywanie deklaracji podatkowych.
Możliwe jest również dopasowanie usług do indywidualnych oczekiwań klienta, wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki danej branży.
Jakie są koszty współpracy z biurem rachunkowym?
Wydatki związane ze współpracą księgową w dużej mierze zależą od zakresu świadczonych usług, wielkości przedsiębiorstwa, liczby dokumentów dostarczanych każdego miesiąca do biura rachunkowego oraz od rodzaju prowadzonej działalności.
Przedsiębiorcy mogą nawiązać stałą współpracę z biurem rachunkowym i zdecydować się na outsourcing księgowości, dzięki czemu nie trzeba tworzyć nowych stanowisk pracy i zatrudniać księgowych na pełen etat. Możliwe jest także rozliczanie się z biurem rachunkowym za wykonanie konkretnych zadań. Przed podjęciem współpracy warto poprosić o szacunkową wycenę usług dopasowanych do potrzeb prowadzonej działalności.
Jakie technologie i oprogramowanie księgowe są wykorzystywane przez biuro?
Biuro rachunkowe korzysta z nowoczesnych technologii i oprogramowania księgowego, które umożliwia efektywne zarządzanie finansami firm i spółek oraz ułatwia przekazywanie dokumentacji między biurem a przedsiębiorstwem. Klienci mają dostęp także do księgowości online – z usługi można korzystać zdalnie, co pozwala zaoszczędzić czas i załatwić formalności w krótkim terminie.
Czy dane finansowe firmy są odpowiednio chronione?
W celu ochrony informacji wewnątrzfirmowych i poufności danych klientów, biuro rachunkowe stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa, jak szyfrowanie danych oraz działanie zgodnie z przepisami RODO.
Jak przebiega komunikacja z klientem?
Biuro rachunkowe regularnie, minimum raz w miesiącu, komunikuje się z klientem w celu przygotowania rozliczeń do ZUS, urzędu skarbowego oraz listy płac dla pracowników. Przedsiębiorcy zobowiązani są dostarczyć do pracowników biura niezbędną dokumentację na początku każdego miesiąca. Klienci mogą dostarczyć dokumenty osobiście, wysłać je do biura kurierem, przesłać mailowo lub przez dedykowany panel klienta dostępny online.
Czy istnieje możliwość dostosowania zakresu usług do zmieniających się potrzeb firmy?
Wraz z rozwojem działalności i rosnącym zapotrzebowaniem na pomoc księgową przedsiębiorcy mogą zamówić dodatkowe usługi. Możliwa jest zmiana zakresu współpracy w zależności od zmieniającej się sytuacji firmy lub skorzystanie z usług doraźnie, gdy zajdzie taka potrzeba. Usługi, które nie wchodzą w skład ustalonych wcześniej działań, są dodatkowo płatne.
Podsumowanie
Współpraca księgowa umożliwia przedsiębiorcom efektywne i bezpieczne zarządzanie finansami firmy. Korzystanie z usług biura rachunkowego pozwala na optymalizację kosztów, zmniejszenie ryzyka ewentualnych błędów w rozliczeniach oraz skupienie się na rozwijaniu swojej działalności. Współpraca z księgowymi to także gwarancja działania zgodnie z prawem podatkowym oraz szybki dostęp do eksperckiej wiedzy i porad specjalistów.
