Dotychczas obowiązująca ustawa z 1994 roku odnosząca się do rachunkowości, została znowelizowana. Wraz z 1 stycznia 2022 w życie weszły nowe przepisy dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych, umożliwiające wykonanie tej czynności przez co najmniej jeden podmiot wchodzący w skład organu wieloosobowego. Kogo dotyczą te zasady? Jaki jest cel nowelizacji?
Podpisywanie sprawozdań finansowych – cel nowelizacji ustawy
Dotychczas sprawozdania finansowe musiały być podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę zajmującą się prowadzeniem ksiąg rachunkowych spółki za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego bądź zaufanego.
Nowelizacja przepisów miała przede wszystkim na celu ułatwienie czynności związanych z podpisywaniem sprawozdań finansowych przez członków organu wieloosobowego. Zwykle problem z realizacją tego obowiązku miały spółki akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialność, których część zarządu stanowiły osoby z zagranicy. Cały proceder wymagał zatem mnóstwa zaangażowania, poświęcenia czasu, a w niektórych przypadkach również wizyty u notariusza.
Podpisywanie sprawozdań finansowych – warunki
Wprowadzone uproszczenia dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych, wymagają spełnienia kilku warunków.
Wszystkie pozostałe osoby będące członkami zarządu są zobligowane do złożenia specjalnego oświadczenia, z którego jasno będzie wynikać, że sprawozdanie jest zgodne z wymaganiami przewidzianymi w ustawie. Musi ono zawierać datę i godzinę podpisania dokumentu przez upoważnioną osobę, stanowiąc tym samym załącznik do sprawozdania finansowego.
Oświadczenie może zostać sporządzone w następujący sposób:
- w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym,
- w wersji papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem, przy czym, decydując się na wybór takiej postaci dokumentu, należy pamiętać o przygotowaniu elektronicznych kopii oświadczenia.
W sytuacji odmowy złożenia oświadczenia, powinno się sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania finansowego.
Ustawodawca dopuszcza podpisanie dokumentów w taki sposób, jak przed nowelizacją przepisów, a więc przez wszystkich członków zarządu.
Termin złożenia sprawozdania finansowego
Zmianie uległ nie tylko sam proces podpisywania sprawozdań finansowych, lecz także termin złożenia dokumentu do Szefa KAS. Do tej pory okres ten wynosił 10 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania. Obecnie będzie on wynosić 15 dni.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Jak wynika z ustawy, uproszczenia dotyczą jedynie podmiotów posiadających wieloosobowe zarządy (np. spółki kapitałowe). Nowymi przepisami nie są zatem objęte spółki osobowe, które nie posiadają organów wieloosobowych.
