Rozliczanie płac wymaga od księgowych skupienia, dokładności, a przede wszystkim znajomości aktualnych przepisów. Każda pomyłka wpływa na niezadowolenie pracowników oraz dodatkowe koszty czy kary finansowe ponoszone przez firmę. Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu płac? Poznaj je i sprawdź, w jaki sposób można ich uniknąć.
Najczęstsze błędy w rozliczaniu płac
- Niewłaściwa klasyfikacja pracowników
Często popełnianym błędem jest nieprawidłowe rozróżnienie między pracownikami etatowymi a niezależnymi wykonawcami. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę klasyfikowane są jako podwykonawcy prowadzący własną działalność gospodarczą. Taka pomyłka może prowadzić do naliczania podatków i składek ZUS w nieprawidłowych stawkach, a także pozbawia pracowników należnych im praw oraz świadczeń. W ten sposób firma naraża się na kary finansowe i konieczność wyrównania zaległych świadczeń.
- Błędy w obliczaniu nadgodzin
Zdarza się, że pracodawcy nie uwzględniają wszystkich nadliczbowych godzin pracy swoich pracowników albo nieprawidłowo interpretują przepisy dotyczące wynagradzania za nadgodziny. W efekcie zatrudnione osoby nie otrzymują wynagrodzenia adekwatnego do swojego czasu pracy. Przykładowo, technik IT pracujący w weekendy nad awarią systemu może domagać się wyrównania pensji, jeżeli pracodawca nie wypłacił mu należności za dodatkowe godziny pracy. Takie sytuacje generują dla firmy dodatkowe koszty związane z ewentualnymi odsetkami za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia.
- Nieterminowe wypłaty lub wpłaty do urzędów
Przypadkowe błędy podczas rozliczania płac lub problemy z płynnością finansową firmy mogą przyczyniać się do wypłacania wynagrodzeń pracowniczych po wyznaczonym czasie. Należy pilnować również terminów obowiązujących w urzędach skarbowych czy ZUS. Wszelkie opóźnienia wywołują wśród pracowników niezadowolenie lub poszukiwanie nowego miejsca zatrudnienia, z kolei instytucje państwowe mogą nałożyć na firmę kary lub naliczyć odsetki.
- Nieuwzględnienie wszystkich składników wynagrodzenia
Zdarza się, że podczas obliczania należnych podatków i składek ZUS pomijane są niektóre składniki wynagrodzenia, np. prywatna opieka medyczna, premie, dodatki za staż pracy. Wymienione błędy mogą prowadzić zarówno do niedpołat, jak i nadpłat oraz generują dodatkową pracę związaną m.in. z przygotowywaniem i wysyłką korekt do urzędów.
- Nieprawidłowo naliczone urlopy
Także problemy z obliczaniem przysługujących urlopów należą do częstych pomyłek w rozliczaniu płac. Pracownicy, którym ze względu na staż pracy przysługuje 26 dni urlopu, mogą przez błąd systemowy otrzymać tylko 20 dni płatnego urlopu lub odwrotnie – nowo zatrudnione osoby wykorzystają więcej dni urlopu, niż faktycznie powinny otrzymać. Opisane sytuacje wywołują stres i niezadowolenie wśród pracowników, wymagają także wyjaśnienia i wprowadzenia odpowiednich korekt w systemie.
- Braki w dokumentacji
Niekompletna dokumentacja płacowa lub zły sposób jej prowadzenia może być przyczyną błędów w rozliczaniu płac oraz wiązać się z karami finansowymi i wzmożonymi kontrolami np. ze strony urzędu skarbowego. Należy zadbać o zgromadzenie niezbędnych formularzy, wraz z podpisami ze strony pracodawcy i pracowników.
- Niedostosowanie do zmian w przepisach prawa
Przepisy dotyczące rozliczania płac często są aktualizowane lub zmieniane, a ich niewłaściwa interpretacja lub niedostosowanie się do nowych wymogów skutkuje błędami w rozliczeniach, np. w obliczaniu stawek VAT lub składek ZUS.
Błędy w rozliczaniu płac – jak ich unikać?
Wyjaśnianie nieprawidłowości w płacach ze swoimi pracownikami i składanie korekt do instytucji państwowych pochłania czas, generuje dodatkowe obowiązki i dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Najlepszym rozwiązaniem jest zapobieganie ewentualnym pomyłkom, np. poprzez regularne szkolenia dla specjalistów ds. kadr i płac.
Procesy związane z rozliczaniem płac można zautomatyzować, dzięki czemu codzienne zadania będą przebiegać szybciej, dokładniej, a ryzyko pomyłek w obliczeniach zostanie zminimalizowane.
Warto zwrócić uwagę na dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji płacowej (m.in. zbieranie i przechowywanie umów o pracę, ewidencji czasu pracy oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników). Należy dopilnować, by dokumentacja była kompletna, a wszelkie formularze i wnioski wypełnianie przez pracowników były dostarczane w terminie do działu kadr. Dokładne nadzorowanie godzin pracy (w tym liczby przepracowanych nadgodzin) pozwoli w prawidłowy sposób obliczać należne wynagrodzenie dla pracowników.
Przedsiębiorcy mogą rozważyć również współpracę z biurem rachunkowym. Rozwiązanie sprawdzi się, jeżeli firma nie zatrudnia własnych specjalistów ds. kadr i płac lub w zespole brakuje odpowiedniej liczby pracowników. Doświadczeni księgowi śledzą na bieżąco zmiany w przepisach i pomogą wdrożyć w firmie efektywne metody pracy czy korzystne rozwiązania podatkowe, np. preferencyjne stawki podatkowe dla niektórych grup pracowników.
Podsumowanie
Popularne błędy w rozliczaniu płac wynikają m.in. z nieprawidłowo prowadzonej dokumentacji pracowniczej, złej interpretacji przepisów podatkowych albo niedotrzymania terminów w wypłacaniu wynagrodzeń lub należności do urzędów i ZUS. Sposobem na uniknięcie wymienionych pomyłek mogą być regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za sprawy kadrowo-płacowe, stosowanie systemów automatyzujących proces płacowy oraz korzystanie ze wsparcia i wiedzy specjalistów z biura rachunkowego.
