Zarządzanie zasobami ludzkimi, szczególnie w średnich i dużych firmach, może powodować trudności m.in. z powodu dużej liczby zatrudnionych osób i związaną z tym ilością dokumentów do przetworzenia. Prace związane z kadrami i płacami staną się mniej przytłaczające, jeżeli przedsiębiorcy zadbają o kilka ważnych aspektów. Sprawdź, co możesz zrobić, by zoptymalizować procesy kadrowo-płacowe w Twojej firmie.
Jak usprawnić procesy kadrowo-płacowe? 5 porad
- Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
Wprowadzenie narzędzi automatyzujących procesy kadrowo-płacowe znacznie ułatwi i przyspieszy pracę specjalistów. Oprogramowanie do zarządzania kadrami i płacami pozwoli m.in. na szybsze i dokładniejsze prowadzenie ewidencji czasu pracy poszczególnych osób, obliczanie wynagrodzeń i dodatków do pensji czy zarządzanie urlopami. W ten sposób pracownicy odpowiedzialni za sprawy kadrowo-płacowe w Twojej firmie będą pracować wydajniej i popełnią mniej błędów niż podczas ręcznego przetwarzania dużej ilości danych.
- Porządek w dokumentacji pracowniczej
Na optymalizację procesów kadrowo-płacowych ma wpływ również porządek w dokumentacji. Warto przejrzeć dotychczasowe pliki wewnątrzfirmowe (np. formularze i dokumenty dotyczące szkoleń BHP, urlopów lub zwolnień lekarskich zatrudnionego personelu) i wprowadzić w nich ład, by specjaliści od kadr i płac mogli pracować efektywniej. Należy zadbać także o uporządkowanie nowych dokumentów, związanych np. z rekrutacją pracowników czy obowiązkowymi badaniami lekarskimi.
- Szkolenia i rozwój kompetencji
Warto inwestować w szkolenia m.in. z zakresu prawa pracy, zmian w przepisach podatkowych bądź obsługi oprogramowania do zarządzania kadrami dla pracowników działu kadrowo-płacowego. Aktualizowana w ten sposób wiedza oraz rozwój umiejętności pozytywnie odbije się na skróceniu czasu poświęcanego przez specjalistów np. na przeliczanie pensji czy wprowadzanie urlopów do systemu, co bezpośrednio przekłada się na efektywność całego przedsiębiorstwa.
- Współpraca z biurem rachunkowym
Zlecenie niektórych zadań lub wszystkich procesów związanych ze sprawami kadrowo-płacowymi do profesjonalnego biura rachunkowego zapewnia przedsiębiorcom szereg korzyści. Specjaliści i księgowe z zewnętrznych firm na bieżąco śledzą zmiany w przepisach podatkowych i pracowniczych oraz korzystają z metod i narzędzi ułatwiających obliczenia, przy minimalnym ryzyku popełnienia błędów. Firmy korzystające z usług biur rachunkowych zyskują w ten sposób gwarancję, że procesy kadrowo-płacowe przebiegają zgodnie z obowiązującym prawem.
- Zadowolenie pracowników
Warto regularnie pytać zatrudnione osoby o to, czy według nich procesy kadrowo-płacowe odbywają się sprawnie. Jeżeli w jakimś obszarze pojawiają się problemy, np. pracownicy zgłaszają powtarzające się sytuacje z nieprawidłowo naliczonymi premiami lub urlopami wypoczynkowymi, jest to znak, że należy wprowadzić zmiany w firmie. Zamiast zwalniać obecnego specjalistę ds. kadr i płac, trzeba zastanowić się nad obszarami, które wymagają usprawnienia.
Podsumowanie
Sprawne i skuteczne zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi mają wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Z tego powodu warto wdrożyć w swojej firmie rozwiązania ułatwiające pracę specjalistów odpowiedzialnych za kadry i płace. Może to być np. specjalne oprogramowania dokonujące obliczeń pensji i premii pracowniczych, inwestycja w szkolenia zespołu lub nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym.
