W większości przedsiębiorstw stosowane są nowoczesne systemy księgowe. Tego typu programy ułatwiają i przyspieszają proces wystawiania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Okazuje się, że można jeszcze lepiej usprawnić wymianę informacji, wpływając na skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez integrację. Mowa o połączeniu użytkowanego systemu księgowego z pozostałymi narzędziami i aplikacjami wykorzystywanymi w firmie.
Jakie są korzyści integracji systemów księgowych z innymi programami?
Integracja narzędzi biznesowych i księgowych stosowanych w przedsiębiorstwie zapewnia płynny obieg wszystkich dokumentów i kluczowych danych. Takie rozwiązanie znacząco zwiększa efektywność operacyjną firmy, w tym m.in.:
- pozwala lepiej kontrolować finanse,
- przyspiesza podejmowanie decyzji strategicznych i inwestycyjnych,
- zapewnia dostęp do aktualnych danych finansowych firmy z generowaniem m.in. bieżących analiz i raportów,
- eliminuje ryzyko błędów w przetwarzanych dokumentach (pracownicy nie muszą już ręcznie wprowadzać danych do systemu),
- skraca czas wykonywanych obowiązków.
Jak wygląda integracja różnych programów?
Proces integracji może być przeprowadzony na kilka sposobów. Wybrana metoda jest zależna od rodzaju użytkowanych systemów. Wśród dostępnych opcji można wymienić przede wszystkim:
- interfejsy API, umożliwiają automatyczne połączenie różnych systemów,
- gotowe oprogramowanie zewnętrzne (tzw. middleware), które ułatwia sprawną wymianę danych między dwoma programami,
- dedykowane platformy integracyjne typu Zapier, MuleSoft lub Astera Software, które pozwalają na automatyzację procesów między różnymi narzędziami biznesowymi.
Jakie narzędzia biznesowe można zintegrować z systemem księgowym?
Integracja najczęściej dotyczy połączenia systemu księgowego z jednym z poniższych programów i aplikacji:
CRM (Customer Relationship Management)
Integracja między CRM a systemem księgowym wpływa na lepszą kontrolę nad finansami firmy. Pracownicy uzyskują dostęp do informacji na temat obsługiwanych klientów i statusów rozliczeń wraz z opcją generowania bieżących dokumentów finansowych.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem produkcją, magazynowaniem i sprzedażą. Połączenie systemu księgowego z ERP pozwala na automatyczne generowanie raportów oraz ułatwia planowanie przyszłych wydatków.
E-commerce
Firmy zajmujące się sprzedażą online za pośrednictwem własnego sklepu lub serwisów typu Allegro czy Amazon, powinny szczególnie pomyśleć o integracji z systemem księgowym. Takie połączenie pozwala na automatyczne wystawianie i pobieranie dokumentów sprzedażowych, niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego. Przedsiębiorca może również pobierać dane dotyczące sprzedawanych produktów, stanów magazynowych i cen.
Zarządzanie płatnościami
Istnieje również opcja integracji systemu księgowego z bankowością online, terminalami płatniczymi i platformami do obsługi płatności, takimi jak m.in. PayU, Dotpay i Przelewy24. Takie rozwiązanie umożliwia automatyczne pobieranie i księgowanie przeprowadzanych transakcji płatniczych.
Podpis elektroniczny
Automatyczne podpisywanie dokumentów firmowych, w tym faktur, zamówień i umów. Integracja usprawnia obieg dokumentów i zarządzanie firmą.
Powyżej przedstawiliśmy wyłącznie przykładowe oprogramowania i narzędzia biznesowe. Rodzaj użytkowanego systemu będzie się różnić w zależności od wielkości i potrzeb firmy oraz branży, w której działa przedsiębiorca.
Podsumowanie
Integracja jest procesem złożonym, który wymaga czasu, przeprowadzenia licznych testów oraz odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Warto jednak przejść przez wszystkie etapy wdrożenia, aby uzyskać znaczące dla firmy korzyści. Takie rozwiązanie wpływa na sprawną wymianę informacji finansowych oraz zwiększa efektywność zarządzania firmą. Automatyzacja i integracja poszczególnych systemów w znacznym stopniu usprawnia działanie przedsiębiorstwa, eliminując błędy i ograniczając tym samym zbędne koszty.
