W świecie biznesu, gdzie zawierane są liczne transakcje i umowy, a faktury przesyłane są kilka razy dziennie, także pojawiają się różnego typu błędy. Skorygowanie błędów formalnych na fakturze wystawionej przez dostawcę towarów lub usług, wymaga przygotowania przez nabywcę noty korygującej. Czym jest nota korygująca, kiedy i w jaki sposób powinna być przygotowana?
Nota korygująca ‒ definicja
Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę towaru lub usługi w przypadku, gdy otrzymana od dostawcy faktura zawiera błędy. Nota umożliwia skorygowanie błędnych danych formalnych.
Noty korygujące nie podlegają księgowaniu, nie stanowią także podstawy do anulowania faktury, nie mają wpływu na kwestie z zakresu rachunkowości.
Nota korygująca ‒ jakie błędy niweluje, a jakich nie?
Omawiany dokument umożliwia anulowanie błędów formalnych, między innymi takich, jak:
- numer NIP
- adres sprzedawcy lub nabywcy
- data sprzedaży, data wystawienia faktury, termin płatności
- oznaczenia produktów i usług.
Nota korygująca nie może dotyczyć błędów rachunkowych, między innymi takich, jak:
- miara i ilość towarów
- cena jednostkowa netto
- wartość sprzedaży netto
- ogólna kwota należności netto
- zniżki, rabaty
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto
- wysokość podatku.
W przypadku błędów rachunkowych wystawiana jest faktura korygująca.
Jakie elementy powinna zawierać nota korygująca?
Nota musi spełniać wymogi formalne. Powinna zawierać takie elementy, jak:
- tytuł: Nota korygująca
- numer noty
- data i miejscowość wystawienia noty
- dane odbiorcy i wystawcy: imię, nazwisko, adres, numery NIP
- informacja na temat korygowanej faktur, m.in. numer faktury, data wystawienia
- informacje na temat treści korygowanej i jej prawidłowy zapis.
Dokument należy przesłać do wystawcy faktury, która wymaga skorygowania. Nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę, przepisy nie definiują formy akceptacji.
Nota a faktura korygująca
Wiele osób błędnie sądzi, że nota korygująca, jest tym samym, co faktura korygująca. Jakie więc różnice występują między wymienionymi dokumentami? Faktura korygująca wystawiana jest w przypadku błędów z zakresu rachunkowości. Co więcej, taki dokument przygotowuje dostawca usług lub towarów. Faktura jest księgowana w ewidencji. Nota korygująca dotyczy innych błędów niż te z zakresu rachunkowości, wystawiana jest przez nabywcę towaru lub usługi, nie podlega księgowaniu.
Podsumowując, nota korygująca służy do sygnalizowania błędów lub nieścisłości, które zawiera faktura wystawiona przez dostawcę usług lub towarów. Nota przygotowywana jest przez nabywcę w przypadku błędów formalnych, nierachunkowych. Sporządzanie noty nie jest skomplikowane, ale w razie jakichkolwiek problemów warto skorzystać ze wsparcia specjalisty.
