Czy samochód służbowy można wykorzystać do celów prywatnych? Istnieje taka możliwość, ale związana jest z kilkoma, istotnymi kwestiami, o których zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni wiedzieć z wyprzedzeniem.
Korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych ‒ podstawowe informacje
Pracownik może wykorzystać samochód służbowy do celów prywatnych tylko po uprzedniej zgodzie pracodawcy. Optymalnym rozwiązaniem jest przygotowanie umowy o powierzeniu mienia. W umowie powinny zostać zawarte szczegółowe informacje na temat warunków użytkowania samochodu, odpowiedzialności za ewentualne szkody, partycypacji w kosztach, zwrotu pojazdu.
Czy korzystanie z auta służbowego w celach prywatnych podlega opodatkowaniu?
Pracownik, który korzysta z samochodu służbowego w celach prywatnych i nie ponosi z tego tytułu kosztów, uzyskuje przychód, który podlega opodatkowaniu. Ze względu na konieczność oszacowania wysokości wspomnianego przychodu, ustawodawca ustalił ryczałt w wysokości 250 lub 400 zł miesięcznie. Wysokość ryczałtu uzależniona jest od mocy silnika samochodu:
- 250 zł miesięcznie ‒ pojazdy z silnikiem do 60 kW, jak również samochody elektryczne i wodorowe,
- 400 zł miesięcznie ‒ pozostałe samochody.
Ryczałt obejmuje koszty eksploatacji pojazdu, między innymi paliwo, ubezpieczenie, wymianę opon itp.
Wysokość przychodów nie jest uzależniona od liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Pod uwagę brana jest natomiast liczba dni, w których pracownik korzystał ze służbowego auta w celach prywatnych.
Jeśli samochód o mocy 80 kW prywatnie wykorzystywany jest przez 10 dni w miesiącu, wysokość przychodów obliczymy w następujący sposób:
400:30 = 13,33
13,33*10 = 133,3
W tym przypadku przychód wyniesie 133,30 zł.
Jeśli pracownik korzysta z pojazdu służbowego w celach prywatnych odpłatnie, przychodem będzie różnica między ryczałtem, a wniesionymi opłatami.
Składki ZUS a prywatny użytek służbowego auta
Od uzyskanych przychodów, w tym także związanych z korzystaniem ze służbowego samochodu w celach prywatnych, pracodawca nalicza składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W przypadku rozliczeń związanych z prywatnym użytkowaniem samochodu służbowego nie stosuje się §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
