Zmiany w przepisach VAT, które wejdą w życie wraz z początkiem 2024 roku, zmuszają przedsiębiorstwa do modyfikacji wewnętrznych procesów czy sposobów naliczania cen produktów. Nowe regulacje dotyczą zarówno sposobu rozliczania VAT, jak i zasad dokumentacji transakcji. Czego należy się spodziewać po aktualizacji przepisów? Jak przystosować firmę do zmian w regulacji VAT w 2024 roku?
Zmiany w stawkach VAT na 2024 rok
Główną zmianą planowaną na 2024 rok jest aktualizacja stawek VAT dla określonych produktów i usług. Zmianom podlega przede wszystkim żywność — stawka VAT wzrośnie do 5% (obecnie wynosi 0%) w związku z likwidacją Tarczy Antyinflacyjnej.
Wzrost VAT wiąże się z koniecznością określenia nowych stawek za sprzedawane produkty spożywcze czy posiłki oferowane w branży gastronomicznej.
Jak przystosować firmę do zmian VAT w 2024 roku?
Od 1 stycznia 2024 roku przedsiębiorcy mogą spodziewać się kilku istotnych zmian w zakresie przepisów VAT. Nowe regulacje wpłyną szczególnie na pracę księgowych, fakturzystów, a także na ceny sprzedawanej żywności czy świadczonych usług.
Aby przystosować firmę do nowych regulacji, należy podjąć kilka istotnych kroków.
- Zapoznanie się ze zmianami
Najważniejsze jest zapoznanie się z zakresem zmian w przepisach dotyczących VAT. Firmy będą zobowiązane m.in. do korzystania od 1 lipca 2024 roku z Krajowego Systemu e-Faktur. Rozwiązanie ma usprawnić obrót elektronicznymi fakturami oraz ułatwić weryfikację dokumentów.
Zapowiadane jest także wprowadzenie podatków od niskich przychodów. Firmy oraz spółki, które odnotowały straty lub zbyt niskie przychody (poniżej 2-procentowego progu rentowności), będą zobowiązane do opłaty minimalnego podatku dochodowego. Zmiana związana jest z Polskim Ładem i w teorii miałaby obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku (w związku z czym rozliczenie firm nastąpiłoby w 2025 roku).
- Aktualizacja systemów księgowych
1 lipca 2024 roku zostanie uruchomiony nowy sposób wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). O ile w przypadku małych firm czy jednoosobowych działalności, które wystawiają niewielką liczbę dokumentów, nie będzie to dotkliwa zmiana, to duże przedsiębiorstwa obracające setkami lub tysiącami faktur dziennie będą musiały dobrze przygotować się do nowego sposobu działania.
W niektórych przypadkach wystawianie faktur przez system KSeF obowiązywać będzie dopiero od kolejnego roku kalendarzowego. Zwolnieni z tej zmiany będą podatnicy:
- o zbyt małych obrotach, w związku z czym firmy są zwolnione od płacenia podatku od sprzedaży;
- używający faktur wystawionych przez kasy rejestrujące;
- posługujący się fakturami uproszczonymi, gdy całkowita należność nie przekracza kwoty 100 euro lub 450 złotych.
Należy dostosować procedury wewnętrzne oraz oprogramowanie księgowe i systemy ERP do zmian w przepisach. Dobrze jest upewnić się, że sposób obliczania VAT, fakturowania oraz raportowania jest dopasowany do nowych regulacji.
- Szkolenia dla pracowników
Pracownicy działów finansowych, księgowości i sprzedaży powinni być świadomi zmian oraz stosować się do nowych przepisów. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych oraz używania systemu KSeF może wiązać się z koniecznością wcześniejszego przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie. To z kolei dodatkowy wydatek dla firm.
Organizacja wewnętrznych szkoleń lub korzystanie z zewnętrznych kursów pomoże zadbać o umiejętności i wiedzę personelu. Osoby zatrudnione w księgowości czy rachunkowości powinny mieć aktualną wiedzę dotyczącą nowych przepisów VAT oraz umiejętności niezbędne do prawidłowego analizowania przepisów i wykorzystania informacji w codziennej pracy.
- Analiza wpływu zmian na działalność firmy
Od 1 stycznia 2024 roku planowane jest m.in. wprowadzenie nowych stawek VAT na niektóre produkty i usługi, co może wpłynąć na ceny oferowane konsumentom oraz kontrahentom. Zmianie ulegnie m.in. wysokość VAT na żywność, podniesiona zostanie również akcyza na alkohol, paliwo oraz papierosy i tytoń.
Z tego powodu warto przeanalizować politykę cenową firmy, marże narzucane na produkty oraz ogólną rentowność przedsiębiorstwa.
- Przygotowanie na kontrole
W związku z dużą liczbą zmian VAT w 2024 roku, przedsiębiorcy mogą spodziewać się wzmożonych kontroli mających na celu m.in. zwalczanie oszustw podatkowych.
Warto zadbać o to, by wszystkie dokumenty i rejestry były kompletne i prowadzone poprawnie.
- Przegląd umów z dostawcami i klientami
Przedsiębiorcy powinni zweryfikować dotychczasowe umowy z kontrahentami pod kątem nowych regulacji VAT. Zmiany w opodatkowaniu mogą wpłynąć np. na ceny usług lub produktów nabywanych od innych firm.
- Obserwowanie dalszych zmian
Najlepiej na bieżąco śledzić wszelkie aktualizacje dotyczące regulacji VAT w 2024 roku. Z biegiem czasu przepisy mogą się zmieniać lub zostać doprecyzowane. Bezpiecznym rozwiązaniem okażą się konsultacje z biurem rachunkowym.
Podsumowanie
Przystosowanie firm do nowych regulacji VAT w 2024 roku wymaga od przedsiębiorców strategicznego podejścia oraz dokładnej analizy przepisów. Zmiany związane są m.in. z podwyższeniem stawek VAT i wprowadzeniem obowiązkowych faktur elektronicznych. Konieczne mogą się okazać szkolenia dla pracowników działu księgowego, rachunkowości czy osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Warto podjąć odpowiednie działania z wyprzedzeniem, aby zapewnić firmie płynne przejście do nowej sytuacji.
